A partir del 5 de octubre de 2026, el clásico documento de control en papel que acompaña a cada porte de mercancías deja de ser válido. En su lugar entra en escena el Documento electrónico de Control Administrativo (DeCA), una nueva exigencia normativa que obliga a digitalizar por completo la documentación del transporte público de mercancías por carretera. No es una recomendación ni una buena práctica: es una obligación legal con fecha marcada en el calendario.
Un cambio que va más allá de “escanear el papel”
El primer tópico que conviene desmontar es pensar que el DeCA consiste en fotografiar o escanear el albarán de toda la vida y guardarlo en el móvil. No es así. La normativa exige un documento nativo digital: un fichero PDF generado directamente a partir de datos estructurados. Los archivos obtenidos por escaneo de un papel no serán válidos, y las anotaciones manuscritas sobre una copia impresa carecen de validez.
El DeCA no inventa campos nuevos —mantiene la información que ya recogía el documento de control regulado por la Orden FOM/2861/2012 (expedidor, transportista, origen, destino, naturaleza y peso de la mercancía)—, pero sí cambia radicalmente cómo se genera, se presenta y se conserva.
Qué obliga exactamente la nueva normativa
La obligatoriedad nace de la Disposición Transitoria Octava de la Ley 9/2025 de Movilidad Sostenible, que fija su carácter “necesariamente digital” a partir del 5 de octubre de 2026, y se completa con la Resolución de 5 de junio de 2026, que detalla las características técnicas. En la práctica, cada DeCA debe cumplir requisitos concretos:
- Formato PDF nativo, con un tamaño máximo de 5 MB.
- Un código QR enlazado a una URL única bajo protocolo HTTPS (TLS 1.2 o superior), que permita la descarga directa del documento sin necesidad de credenciales.
- Metadatos obligatorios con la fecha y hora de creación y de cualquier modificación posterior.
- Conservación mínima de un año desde su emisión, en formato digital.
- Disponibilidad durante todo el servicio: el conductor debe poder mostrarlo en el momento de la inspección, en el dispositivo móvil o impreso con el QR visible.
- La firma electrónica no es obligatoria, pero, si se utiliza, debe ser firma electrónica avanzada conforme al reglamento eIDAS.
Cuando un porte cambia en ruta, la norma admite dos vías: actualizar el PDF existente —manteniendo su URL y QR y dejando constancia del cambio— o generar un documento nuevo con nueva URL, conservando el original para asegurar la trazabilidad.
¿A quién afecta y a quién no?
El DeCA aplica al transporte público interior de mercancías por carretera en operaciones nacionales y de cabotaje, e incluye supuestos especialmente sensibles como el transporte de graneles, cisternas y mercancías peligrosas (ADR). Quedan fuera, entre otros, el transporte internacional, el transporte privado complementario (empresas cuya actividad principal no es transportar) y servicios como paquetería o mudanzas.
Este matiz es importante: muchas empresas industriales dan por hecho que “esto es cosa de las transportistas”. Pero cualquier organización que expida mercancías —y muy en particular quienes mueven residuos, productos químicos o mercancías peligrosas— debe asegurarse de que la documentación que acompaña a cada carga cumple el nuevo estándar digital. La responsabilidad documental no desaparece por subcontratar el porte.
Una pieza más en la digitalización del cumplimiento
El DeCA no es un hecho aislado. Se enmarca en la misma corriente que ya está transformando la gestión documental de residuos y el control de las mercancías peligrosas: menos papel, más trazabilidad y un cruce cada vez mayor entre las obligaciones administrativas, logísticas y ambientales. Para las empresas, esto significa que un fallo documental ya no es solo una molestia operativa, sino un riesgo de incumplimiento legal perfectamente rastreable por la inspección.
Adaptarse a tiempo evita sobresaltos. Revisar hoy los flujos de expedición, comprobar que los sistemas de gestión generan documentos conformes y formar a los equipos antes de octubre de 2026 es mucho más sencillo —y más barato— que corregir sobre la marcha.
En MAO Consulting le ayudamos a llegar preparado
En MAO Consulting, el cumplimiento legal y la gestión documental forman parte esencial de nuestro trabajo diario. Acompañamos a nuestros clientes en la identificación de sus obligaciones, en la puesta a punto de sus procesos documentales y en la integración de estas exigencias dentro de sus sistemas de gestión ambiental y de seguridad.
Si su empresa expide, transporta o gestiona mercancías —y muy especialmente residuos o mercancías peligrosas—, este es el momento de revisar cómo va a cumplir con el DeCA antes del 5 de octubre de 2026. Contacte con nosotros y analizaremos juntos qué cambios necesita su organización para afrontar la transición con garantías.
