Cómo superar con éxito el proceso de auditoría
¿Cuántas veces nos agobiamos porque nos van a auditar?
Lo normal en muchas empresas es que nos estresemos, nos angustiemos y/o tengamos miedo de que encuentren algo que va mal en una auditoria y muchas veces se decide incluso “maquillar” con demasiada prisa el trabajo que debería haberse realizado durante todo el año.
Una auditoria es un proceso sistemático, independiente y documentado para obtener evidencias y evaluarlas de manera objetiva con el fin de determinar el grado en que se cumplen los criterios de auditoría. Es decir, y aunque no nos lo parezca, no debemos olvidar que una auditoria es una herramienta de mejora que nos ayuda a detectar aquellos puntos débiles de nuestro sistema de gestión para que los mejoremos.
Debemos gestionar entonces las auditorias de tal forma que consigamos este propósito.
Pero… ¿cómo superar una auditoría con éxito?
Para conseguir superar una auditoria con éxito os damos algunos consejos:
- No construyas un sistema de gestión con una estructura enfocada a superar las auditorias sino adaptando el sistema de gestión a tu empresa.
Para implementar sistemas de gestión, vale la pena considerar el principio según el cual “menos es más y mejor si resulta funcional para la empresa”. De este modo, el sistema de gestión debe adaptarse al tamaño y la complejidad de la organización y que cumpla con los requisitos de las normas de referencia. No se trata de que el sistema de gestión defina “como nos gustaría hacer las cosas” sino, como realmente las hacemos. “Haz lo que dices y di lo que haces”.
- La documentación del sistema de gestión debe adaptarse a la empresa y no al revés.
Un sistema de gestión es una herramienta para ayudar a lograr los objetivos de la organización. Cualquier medida tomada debe ser coherente con el objetivo básico del sistema. La documentación del sistema de gestión debe dar respuesta a la organización y no al revés. Debemos tener en cuenta que las versiones actuales de las normas ISO ya no exigen ningún manual ni ningún procedimiento documentado obligatorio. Como conclusión podríamos decir que “menos papeles y más resultados”.
- Define adecuadamente los procesos / actividades incluidos en el alcance del sistema de gestión.
Uno de los factores críticos de éxito de un sistema de gestión es la gestión por procesos y para ello es necesario definir los procesos (y las actividades que los comprenden). Dejemos a un lado la organización egocéntrica basada en los antiguos organigramas de poder y organicemos nuestras empresas basándonos en los procesos necesarios para transformar los requisitos de las partes interesadas en resultados (con la consiguiente satisfacción de dichas partes interesadas).
- Promueve la participación de los responsables de cada proceso.
Cambiemos la figura del “responsable de calidad” por la de “coordinador/a de calidad”. Todos somos responsables de la calidad en nuestro ámbito. “Toda orquesta necesita un director de orquesta pero quien hace que los instrumentos suenen son los músicos… ”. Por lo tanto, la participación de los responsables de cada proceso será muy necesaria como “directores de orquesta” de cada proceso. Nadie mejor para describir los requisitos asociados como la identificación de riesgos y oportunidades, elementos de entrada y salida, indicadores de seguimiento, etc.
- Estandariza y monitoriza los procesos.
Está claro que si queremos que los procesos den los resultados previstos tenemos que estandarizarlos y establecer una serie de indicadores que sean fiel reflejo de la evolución de los mismos. No podremos mejorar nada que no podamos medir. ¿Os imagináis un coche sin velocímetro? ¿Cómo podría saber si circulo bien por una carretera? Necesitamos definir indicadores reflejen la evolución de cada proceso. De esta forma sabremos si lo que estamos haciendo lo estamos haciendo bien…
- Forma y sensibiliza a todo el personal implicado en el sistema de gestión.
El éxito de un sistema de gestión y consecuentemente de una auditoria depende de la perfecta colaboración de todo el personal implicado. Por lo tanto, si queremos que nuestro barco llegue a buen puerto no solamente necesitamos un buen capitán que dirija nuestro barco sino que también necesitamos de buenos marineros que remen con todas sus fuerzas hacia y de forma coordinada al puerto al que queremos llegar. Por lo tanto, la formación y sensibilización de todo el personal que pueda incluir en la consecución de los resultados que nos hemos propuesto es fundamental.
- Valora contar con ayuda de personal externo.
Como se suele decir… “zapatero a tus zapatos…” y, por lo tanto, para poder superar una auditoria de certificación con éxito es muy recomendable contar con los mejores profesionales de los sistemas de gestión. Es aquí donde MAO CONSULTING puede ayudarles a implantar un sistema de gestión que no solamente cumpla con los requisitos de las normas que desee, sino que les ayudaremos a crear un “traje a medida” a su organización para que el sistema de gestión les aporte el máximo valor añadido y, por supuesto, finalmente, pueda superar con éxito la auditoria de la entidad de certificación y conseguir los objetivos previstos. Nosotros siempre decimos lo mismo: “los certificados son la guinda del pastel, pero lo importante es el pastel”.
